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合同管理做好了, 双牛网让你创业也能“葛优躺”


发布时间:2016-07-25




最近葛优葛大爷火了,就凭借一个在很多年前电视剧《我爱我家》中的“北京瘫”的动作,火的一塌糊涂,放眼朋友圈、微博,大家都会时不时带上这张“葛优躺”的动作来表达自己的心情如何。画面中,葛大爷整个人舒服的瘫在沙发上,表情分外销魂,让人不禁也想模仿一把,来个舒服的“葛优躺”。


      创业辛苦路,不是一两句话就能说得清道得明的,创业路上难免会遇到各种各样的难题,让创业者头疼不已。而其中如何有效进行文档管理,提高公司工作效率这一项就是一个让很多企业都头疼的问题。啥时候企业的合同可以让自己管理的井井有条?工作流程可以有条不紊?其实创业者也想在创业路上舒服的“葛优躺”。 


合同的重要性


     合同,不用我多说,它是交易双方经济往来的一道非常重要的凭证,可以有效保护双方的权益不受到侵犯,或者在侵权行为发生时可以作为维权挽回损失的有效凭证。合理有效的合同管理可以提高企业的工作效率,带来良好的效益,相反的,如果合同管理不当,给一方甚至双方都会带来损失。因此,合同管理的好不好,对企业的发展来说至关重要。



      举个例子来说,成都某建筑公司的负责人,因在火车上一时大意,下车时发现保存在身上的一纸合同不慎遗落在车上,再回去找车已经开动了。这可急坏了这位负责人,因为这份合同是价值19.8亿元的工程合同和施工协议,单方面丢失了这份合同就属于毁约。丢失合同这种行为,对于公司员工而言,首先就是失职行为,因此而形成的法律后果首先由公司对外承担,然后公司对员工享有追偿权。


      从该案例中可以看出,合同管理不当所造成的后果不但非常麻烦而且会给自己和公司都造成一定的损失,而且对公司的工作效率和工作效益都都会造成负面影响。


传统办公系统下合同管理方式的弊端



      回到现实,放眼看,目前很多传统企业办公模式还是老一套,资料用档案袋封存,工作流程混乱,办公资源浪费和闲置情况时有发生。在这种传统办公系统下企业在合同管理方面存在很多问题和弊端。


弊端一:合同后期文档管理困难,易丢失


      很多企业对自己手底下合同的管理方式都还是遵循传统老方法,管理模式陈旧。比如,签合同了,纸质合同签好以后,一式若干份,然后用档案袋进行封存保管,合同记录用电子表格归档记录。后期调出合同查找资料过程繁琐,想要某一份合同的时候就得在一堆纸质合同中挨个寻找。而且纸质资料放久了就会出现老化缺失的现象,电子版表格记录也有可能因为硬盘损坏或者电脑病毒等各种不可预知的因素无法还原查看。
还有就是容易出现上述案例中的情况,单方面员工管理合同信息不当,导致合同意外丢失,对员工本人及公司利益都造成了损失。


弊端二:信息汇总困难,效率低下


      在合同签订后,由于合同数目多,如果遇到合同信息变更,客户信息变更等情况发生时,各个部门对信息的采集不完全统一,对后期合同的信息汇总起来过程比较繁琐且会有很多重复的流程,且到最后汇总的信息上报后领导审阅时也不能保证完全准确,领导的决策效率也会随之下降。


弊端三:无法监视和掌握合同进度,进度控制困难


     随着企业的做大做强,客户数量与日俱增,签订的合同数目也会越来越多。企业负责人不可能对每一份合同的内容都会记得清清楚楚。当合同签订后,后期企业负责人想知道合同执行情况如何?后期工程实际跟进程度与合同内容中规定的进度是否一致?客户是否根据合同计划进行的付款?有无违约?这种情况下,企业负责人无法随时随地调出合同内容进行查看。


弊端四:无法及时对未来发展情况做规划


      合同进度控制困难就会造成企业负责人无法对这份合同下的合作人进行及时的后期评估。这个合同对方是否遵守了?是否有违约?如果违约了企业没有第一时间发现,那么就会对未来企业发展规划造成一定影响。企业无法第一时间对是否还可以继续与其合作等情况进行一个提前的规划,无法对该合同进行一个很好的预警管理。合同缺少体系化和动态化的管理,企业也就无法对未来发展情况作出规划。


合同管理新方向——OA办公管理系统



      缺乏系统化合同管理是很多传统企业的一块心病。就像一辆马车,有一个轮子出现了问题,任凭这辆马车外表如何精致,它无论如何也是跑不快的。企业也一样,没有系统化合理化的和合同管理方案,会在无形当中为后面的发展埋下隐患,不知道什么时候就会出问题,给公司利益造成不必要的损害。为解决不合理化办公问题,提高办公效率,提升企业管理水平,OA办公管理系统应运而生。


     OA,是OFFICE AUTOMATION的缩写,是利用技术的手法来提高工作效率,然后完成工作的自动化处理。和传统的办公流程相比,OA的自动化处理既省时又省力。


实现管理规范化、提高办事效率



    无论是企业还是政府部门,在日常办公过程中,总会有很多文案、合同要整理,很多复杂工作流程需要进行优化,企业或政府负责人需要在认真分析过后及时作出决策,交待后续工作如何进展。这个时候,就需要一套优秀的OA办公管理系统,通过OA系统对企业办公文件、合同、员工等等都进行有效动态的规范管理,协调优化了各个部门的工作流程,有效解决了企业或政府部门之间流程不规范、文档管理混乱、办公资源浪费等问题。很大程度上提高了企业各个部门的办事效率,也加快了上级决策的下达速度,有利于对各个部门工作过程的动态化监管。


实现合同管理自动化、规范化


      在OA管理系统下,再多的合同都可以井井有条的按照不同类型进行快速有效的归档,归档后无论何时需要调取或者修改,都能很方便快捷的从系统中提取出来,合同文档再多也不怕。合同进行的进程情况都可随时进行跟踪记录,何时到期也会有自动提醒。各个部门都可以通过该系统获得权限进行查阅后,有什么问题也可以进行快速有效的沟通。很大程度上降低了合同的执行风险,提高了企业的管理效率。



大大减少工作成本,降低办公资源浪费



      在OA系统的有效系统管理下,企业从曾经的大量纸张化办公慢慢往无纸化办公方向过渡。举个例子,一份合同,如果需要下属各个部门各个人员都需要对其进行查阅,按照老方法,就是用打印机一式多份的印刷后,由相关人员进行各个部分的发放查阅,过程所需时间多不说,中间所需的人力物力也不少。相对于老式办公系统,OA系统只需要由下达通知的公司负责人在其平台上将合同进行上传,然后各个部门只需要登录该平台就可以快速查阅到该项资料,省时省力,有效节约了工作成本。


如何获取OA办公系统?



      虽然OA系统能为企业在办公上带来很大的便捷,但是OA系统如何获取对于企业来说也是一个问题,因为它虽然方便,但是价格也相对昂贵。大型企业资金雄厚,可以有实力花大价钱购买一套优秀的OA管理系统,然而对于很多初创中小微企业来说,要想建立一套有效的办公管理系统,技术?没有,自己搭建不了平台;花钱买?太贵!企业负担过重。这也是为什么很多中小企业依然还在用传统方法办公的原因。


      传统的OA系统上一套大概需要10W以上甚至上百万,一个小企业,他们用到的OA功能可能没有那么多,但是却还得花大价钱去买一整套OA系统,就好像我只需要一棵大树,但是我要想得到这棵大树,必须买下一整座森林。OA成本太高,让很多企业望而却步。




天上掉馅饼?!有免费的管理系统?!



      为了解决中小微企业无法负担昂贵办公系统的难题,目前已经有一些网站专门开放出可让企业免费试用OA系统的功能模块。例如双牛网这种双向功能的网站:一方面给企业提供互联网方面的产品,另一方面针对企业需求可在其旗下免费使用而不是试用在线OA系统。以解决企业在办公系统方面的难处。


      数字办公的时代已经到来,有了OA系统后,曾经让企业头疼的合同管理混乱问题也会迎刃而解,企业可通过该系统对其手中繁琐复杂的合同进行有效整理归档,后期调取修改方便,工作进度跟进程度也能一目了然,有效的提高了企业的工作效率,更是大大减少了工作过程中的失误。莫让合同管理问题缠住企业前进的脚步,找对了解决方法,才能继续大踏步的向更好的未来前进,舒舒服服的来个“葛优躺”。


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